Wie Sie professionelle Agenda für virtuelle Meetings erstellen

Eine professionelle Agenda ist ein Arbeitsplan um Ergebnisse zu erschaffen. Der Fokus liegt auf dem Tun – nicht nur auf dem Sprechen.

Oft genug passiert aber, dass sich Menschen in Besprechungen zusammentreffen und ein Thema diskutieren, ohne klar vor Augen zu haben, was genau dabei herauskommen soll. Wenn noch die Probleme, die mit virtueller Kommunikation automatisch entstehen hinzukommen, kann die Situation nur noch schlechter werden. Oder? Nein.

Die Art und Weise, wie Tagesordnungspunkte auf der Agenda festgelegt werden und wie die Teamsitzung strukturiert wird, können einen enormen Unterschied in ihrer Effektivität bewirken. Wie? Eine professionelle Agenda hilft insbesondere bei zwei wichtigen Punkten:

1. Die Zeit in den virtuellen Meetings und in der Nachbereitung verkürzen,
2. Interaktion der Teilnehmer und effiziente Zusammenarbeit fördern.

In erster Linie: Eine gute Agenda braucht eine klare Struktur. Klare Struktur besteht aus sechs wichtigen Positionen:

1. Ziel und Zweck für das Meeting bestimmen,
2. Die richtigen Punkte auf die Agenda setzten,
3. Prozess für jeden Punkt definieren,
4. Die passende Zeit für die Bearbeitung der Punkte festzulegen,
5. Die Punkte in richtige Reihenfolge bringen,
6. Die richtigen Teilnehmer einladen.

Eine Besprechung ist dann sinnvoll, wenn jeder Teilnehmer einen Beitrag leisten kann. Wenn sich Teilnehmer zur Besprechung zusammenfinden, sollten nur die Punkte behandelt werden, die alle betreffen und die Fragestellungen aufgenommen werden, die gemeinsam bearbeitet werden können und sollen.

Wie erkennt aber der Moderator solche Punkte?  Wichtig ist, sich bei jedem Punkt, den er auf die Agenda setzen möchte, folgende drei Fragen zu stellen:

1. Warum muss (!) dieser Punkt zu den Tagesordnungspunkten gehören?
2. Worin besteht der Mehrwert für den Themenschwerpunkt?
3. Können alle Teilnehmer zum Ergebnis beitragen?

Eine professionelle Agenda ist ein Arbeitsplan und ein guter Plan stellt Schritte auf, die gegangen werden müssen, um ans Ziel zu kommen. Wenn jeder Themenbereich, jede Fragestellung durch einen klaren Prozess wie die Teilnehmer bei der Bearbeitung vorgehen sollen beinhaltet, verbessert sich der Arbeitsprozess signifikant und die Effektivität des Meetings steigt, weil die Ziele erreicht werden.

Wichtig ist somit, den Prozess bereits in der Agenda offen zu legen. D.h. es muss klargestellt werden, wann und wie die Teilnehmer zu jeder Fragestellung vorgehen, wie sie eine Entscheidung treffen und wer an welcher Aktivität oder Entscheidung beteiligt sein muss.

Der Prozess kann folgendermaßen aussehen:

„10 Min. für die Identifizierung der relevanten Regulierungsanforderungen aus dem Schreiben X, weitere 15 Min. für Prüfen der Voraussetzungen ihrer Anwendung für die Kreditvergabe, 10 Min. für die Identifikation der notwendigen methodischen Anpassungen. Die letzten 15 Min. für die Identifikation der Zuständigkeiten pro Anpassung.“

Dem Team soll genügend Zeit zur Verfügung gestellt werden, damit die Fragen aus der Agenda effektiv beantwortet werden können. Gehört aber die Zeitangabe auf die Agenda? Die Antwort ist komplizierter als es scheint.

Dafür spricht, dass die Zeitzuordnung zu den Zielen das Arbeitstempo und Produktivität erhöhen kann und die Motivation anspornt. Zu viel Struktur aber behindert die Kreativität, Lust zum Arbeiten und auch Flexibilität. Dagegen spricht, dass der Moderator schwieriger begründen kann, wenn es aus seiner Sicht eine spontane Anpassung der Zeitspanne nötig sein wird. Es kann sinnvoll sein, die Teilnehmer in die Zeitplanung mit einzubeziehen – zum Beispiel in der Phase, wenn die Agenda im Vorab verschickt wird mit der Bitte zum Sichten und Kommentieren, sich auch eine Einschätzung zur Zeitplanung einzuholen.

Oft hat es sich bewährt, eine virtuelle Uhr oder Stoppuhr für alle sichtbar auf dem Bildschirm zu platzieren. Wenn zum Beispiel ¾ des geplanten Zeitfensters abgelaufen ist, sollten die erreichten Ergebnisse und die verbleibenden Punkte überprüft und klar kommuniziert werden. Das sorgt für Disziplin am Ende der Besprechung und gibt die Möglichkeit über das weitere Vorgehen abzustimmen.

Es hat sich bewährt, die Tagesordnungspunkte in Form von Fragen zu stellen. Die Teilnehmer werden durch die Beantwortung auf die Ziele und Problemlösung gerichtet und nicht auf das Diskutieren.

Der letzte Punkt auf der Agenda sollte zwei Fragen beantworten, was gut verlief und was sollte künftig besser gemacht werden. Warum ist das wichtig? Es hilft nicht nur den Prozess des Meetings zu verbessern, sondern bezieht die Teilnehmer aktiv in die Gestaltung des Meetings ein.

Wie sieht eine professionelle Agenda für virtuelle Meetings aus?

Folgende Punkte sollten enthalten sein:

1. Datum und Uhrzeit, incl. genauer Zeitspanne, wann das Meeting stattfinden soll.
2. Hinweis zum Audio-/Video
3. Teilnehmerliste
4. Ziele und Zweck des Meetings
5. Themen und Fragestellungen, die besprochen werden sollen
6. Personen, die für das jeweilige Thema verantwortlich sind oder Co-Moderation durchführen
7. Erwartetes Ergebnis
8. Prozess der Bearbeitung des jeweiligen Themas
9. Vorbereitung und Vorab-Informationen, die für das Thema notwendig sind und die Teilnehmer im Vorab durcharbeiten sollten
10. Zeitrahmen pro Thema
11. Kontakt für die Fragen zur Agenda

Bei internationalen Meetings sollten bei der Uhrzeit des Meetings als auch bei dem Vorab-Verschicken der Agenda auf die Zeitzonen geachtet werden.

Virtuelle Meetings haben sehr viele Vorteile, wie zum Beispiel von vom Ort unabhängiges Arbeiten, die Kosten und Organisationsaufwand sind deutlich niedriger, weil weder Reisen noch Meetingräume organisiert notwendig sind. Die modernen Meeting-Plattformen bieten sehr gute Möglichkeiten für Interaktion zwischen den Teilnehmern.

Eine gut durchdachte Agenda stellt zwar noch keine Garantie für ein gutes virtuelles Meeting. Die richtigen Tagesordnungspunkte in der richtigen Reihenfolge und ein professionell gestaltetes Prozess ihrer Bearbeitung erhöhen jedoch die Fähigkeit des Teams, die Problem- und Fragestellungen effektiv und schnell zu lösen.

Sind Sie neugierig auf mehr?

Ich stehe Ihnen gerne telefonisch sowie über Videogespräch zur Verfügung. Rufen Sie mich an: 089-159 19 326