Kommen Ihre Teilnehmer in den Meeting oft unvorbereitet? Gerät die Diskussion in ein Durcheinander?
Oft ist es so, denn die Teilnehmer haben viele verschiedene Aufgaben und vollen Zeitplan und dabei wird ja oft das Eine oder das Andere vergessen…oder fehlt einfach mal die Muse dazu, insbesondere wenn es sich eingespielt hat, dass im Meeting ohnehin alles erneut aufbereitet wird und auch keine Konsequenzen aus der Nichtvorbereitung zu erwarten sind. Es ist egal, ob es sich hierbei um ein virtuelles Meeting handelt, oder um ein Präsenzmeeting. Menschen werden immer verschiedene Tätigkeiten finden, die sie höher priorisieren, als die Meeting-Vorbereitung.
Kann man überhaupt aus diesem Kreis herauskommen? Ja, man kann. Wie kann es der Moderator erreichen?
Als Erstes ist die Klarheit über die Bedeutung des jeweiligen Themas oder des Tagesordnungspunktes zu schaffen. Das passiert idealerweise spätestens in der Agenda. (siehe Blog 5) Jeder Moderator/Moderatorin tut gut, wenn er/sie die jeweilige Themenverantwortung vor dem Meeting in einem kurzen Gespräch mit den Teilnehmern klärt.
Dann geht es schon an die Arbeit: Die Vorbereitung liegt in der richtigen Hand. Sie soll schriftlich erfolgen.
Das Unternehmen Amazon hat eingeführt, dass alle Konzepte und Vorschläge aufgeschrieben werden müssen. Jeff Bezos, CEO von Amazon, etablierte dieses Vorgehen in seinem Unternehmen. Er möchte, dass die Ideen aufgrund ihres Mehrwerts und Zugewinns für die Sache und nicht nach dem Geschick oder Charisma des Präsentators bewertet werden. Die Besprechungen starten mit dem Lesen des in sich geschlossenen Dokuments. Dieses Lesen ist ein Teil der Besprechung und wird nicht im Vorab der Besprechung erledigt. Es dauert in der Regel 10 Minuten. (https://www.cnbc.com/2019/10/14/jeff-bezos-this-is-the-smartest-thing-we-ever-did-at-amazon.html, https://www.inc.com/justin-bariso/jeff-bezos-knows-how-to-run-a-meeting-here-are-his-three-simple-rules.html)
Diese Moderationstechnik wird „stilles Lesen“ genannt. So funktioniert sie:
- Der/die Themenverantwortliche soll „sein Thema“ auf maximal 6 Seiten zusammenfassen. Das Schriftstück soll die wichtigsten Daten enthalten, die den Zweck und das Ziel klarstellen und auch den Sinn für den Kunden herausstellen.
- Dieses Dokument wird dann in dem Meeting geteilt und die Teilnehmer lesen es direkt vor Ort.
- Mit Hilfe des stillen Lesens werden alle Teilnehmer gleichzeitig mit derselben Information vertraut gemacht und insbesondere: Jeder Teilnehmer liest den Text tatsächlich. Das heißt, jeder ist im Anschluss vollständig vorbereitet. Keiner beschwert sich, dass etwas nicht besprochen werden konnte, weil die Anderen nicht vorbereitet waren. So wird die Zeit aller Teilnehmer genutzt.
- Danach kann eine produktive Diskussion geführt werden, die in der Regel mehr in die Tiefe gehen kann, weil in dem Dokument, das jeder vor Augen hat, viele Details enthalten sind, die in einer Präsentation nicht oder nicht in der Form enthalten wären.
Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand:
- Die Menschen lesen schneller, als der Präsentator spricht. Das spart Zeit und bringt den zusätzlichen Vorteil, dass die Teilnehmer einige Zeilen erneut lesen können, wenn ihnen im Kontext etwas nicht klar wird. Das hilft dem Verständnis der Inhalte enorm. Denn beim passiven Zuhören einer Präsentation kann es passieren, dass die Gedanken abschweifen. Das ist beim Selberlesen in der Regel nicht der Fall.
- Wenn also die Präsentation und das Leise-Lesen verglichen werden, ist beim Lesen des Dokumentes deutlich umfassendere Darstellung der Informationen möglich, die gleichzeitig mit mehr Aufmerksamkeit aufgenommen werden.
- Kollektives stilles Lesen des ausgearbeiteten und niedergeschriebenen Konzeptes stellt ein Schlüsselmechanismus für eine möglichst objektive Entscheidung dar.
Diese Methode gilt somit als Förderung der Effizienz in Besprechungen, insbesondere wenn es um einen Vorschlag eines Konzeptes oder einer Idee geht.
Für ein virtuelles Meeting ist dieses Vorgehen eine sehr gut geeignete Methode, weil alle Teilnehmer aktiv sind und gleichzeitig motiviert das Dokument zu lesen, weil im Anschluss darüber diskutiert wird. Das Verleiten zum Multitasking, wie es während der Präsentation wahrscheinlich wäre, wird vermieden. Das typische und fast automatische „Zuhörmodus“ oder Passivität „vor dem Fernseher“ wird durch diese Methode ebenfalls eingedämmt. Bei eingeschalteten Kameras ist es zusätzlich möglich zu sehen, dass alle an dem Dokument arbeiten. Ein konstruktives Weiterarbeiten ist danach somit besser möglich.
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