Virtuelle Besprechungen müssen nicht Zeitverschwendung sein!
Ich habe schon vor dieser Krise viel Online-Unterricht gegeben, ich habe auch Online-Schulungen für Menschen durchgeführt, die an ihren Computern oder Tablets saßen, wobei wir alle in den kleinen Kamerapunkt am oberen Bildschirmrand starrten.
Aus diesen verschiedenen Erfahrungen der letzten Jahre über Online-Unterricht und -Moderation lernte ich, dass es sich wirklich um einen ganz anderen Kontext handelt, nicht einfach um ein persönliches Treffen oder eine Klasse auf einem Bildschirm. Obwohl die gleichen Ziele verfolgt werden sollen wie bei einem persönlichen Treffen, benötigen wir andere Hilfsmittel, um sie zu erreichen.
Insbesondere folgende Punkte finde ich für effiziente Meetings notwendig: passende technische Werkzeuge, klare Agenda, interaktive Durchführung und Feedback. Vor allem bei virtuellen Treffen müssen Höflichkeit und Respekt die Norm sein. Dazu gehören zwei wichtige Prinzipien: Respektiere die Zeit anderer und sei präsent.
Wenn ich eine Besprechung oder einen Workshop virtuell moderiere, trete ich in den virtuellen Raum zu meinem Online-Meeting immer ca. 15 Minuten früher ein, damit ich die Technik testen kann und die Menschen begrüße, sobald sie auf dem Bildschirm auftauchen. Ein bisschen Smalltalk führt man ja auch in der persönlichen Begegnung – warum nicht auch virtuell? Ich bitte die Teilnehmer ihre Videos einzuschalten, um die persönliche Verbindung zu verbessern. Viele Menschen fühlen sich vor einer Kamera nicht wohl, sie brauchen Vorbereitungszeit. Deswegen lasse ich sie im Vorab wissen, ob Video bevorzugt wird. Die Nutzung von Kamera hat auch einen weiteren Vorteil: Sie eliminiert deutlich das „Multitasking“, wozu leider viele insbesondere im virtuellen Raum tendieren. Dieses Phänomen behindert jedoch die Zusammenarbeit, es verursacht nachweislich einen Engpass in der Informationsverarbeitung. Das ist in den virtuellen Meetings kontraproduktiv, es behindert die Lösungsfindung und die Qualität der Ergebnisse.
Ein virtuelles Arbeiten kann jedoch erfolgreich sein, wenn z.B. folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Auswahl der richtigen Tools für die konkrete Zusammenarbeitssituation (z. B. Webkonferenzsystem, Forum, Blog, Wiki, Chatroom),
- Die Beherrschung der Tools durch die Teammitglieder/Teilnehmer,
- Mindset: offene Haltung und Respekt gegenüber den Anderen,
- Die Bereitschaft sich auf den virtuellen Arbeitsprozess, der sich von der Präsenz-Zusammenarbeit unterscheidet, einzustellen,
- Fähigkeit virtuelle Meetings zu moderieren,
- Die passenden Moderationstechniken einzusetzen,
- Fähigkeit in virtuellen Meetings zu kommunizieren und fokussiert zu arbeiten.
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Ich freue mich von Ihnen zu hören: 089-159 19 326,
eugenia.schmitt@systemische-beratung-schmitt.de
