Kommunikation in virtuellen Meetings – Prozesse und Richtlinien für mehr Effizienz

Kommunikation in virtuellen Meetings – Prozesse und Richtlinien für mehr Effizienz

Zusammenarbeit in virtuellen Räumen stellt außergewöhnliche Anforderungen an die Kommunikationsfähigkeit der Moderatoren und der Teilnehmer. Klare Kommunikation findet dann statt, wenn die beabsichtigte Bedeutung und die interpretierte Bedeutung so gut wie möglich übereinstimmen.

 

Jede Zusammenarbeit ist nur so gut, wie gut die Kommunikation zwischen den Menschen ist. Der Fokus liegt auf dem genauen Verständnis, was gesagt wurde und was genau damit gemeint ist. Das WIE jedoch bestimmt, wie die Menschen auf das Gesagte reagieren. Paradoxerweise sind viele Probleme, die aktuell auftreten, nicht auf zu wenig, sondern auf zu viel Kommunikation zurückzuführen, auf zu viele Meetings, die teilweise überflüssig sind. Wenn Menschen zusammenarbeiten und sich nicht physisch sehen können, müssen neue Wege gefunden werden, wie sie effektiv kommunizieren können.

In der virtuellen Zusammenarbeit ist beides wichtig, informelle Gespräche zu führen und gezielte Kommunikation zu praktizieren, die das Ziel verfolgt voneinander zu lernen, Ideen, Lösungen, Prozesse usw. so zu besprechen, dass etwas Neues entsteht und das angestrebte Ergebnis gemeinsam erreicht wird.

Digitale Kommunikation erfordert somit ein gewisses Maß an zwischenmenschlichen und strategischen Fähigkeiten, sowie eine gute organisatorische Struktur. Es empfiehlt sich daher Kommunikationsrichtlinien aufzustellen. Sie müssen nicht kompliziert sein:

Im Vorfeld sollten folgende Frage beantwortet werden:

  • Wann sollte eine Videokonferenz stattfinden? …und wann lieber ein anderer Kommunikationskanal?
  • Über welche Kanäle (Chat, Email, Videocall, persönliches Meeting) sollte miteinander für welchen Zweck kommuniziert werden?
  • Welche Routinen sind nötig und wichtig?
  • Wie wird mit verschiedenen Themen umgegangen?
  • Wie und wann wird Feedback gegeben? (…und was verstehen wir unter Feedback?)
  • Wie gehen wir mit „flapsiger“ Sprache um?
  • Welche Nachrichten werden im Chat oder Email verschickt, welche im persönlichen Kontakt ausgetauscht?

 

Kommunikationsprozesse entsprechend der Art der virtuellen Begegnung etablieren

In fast allen Unternehmen wurden die Kommunikationswege und Prozesse der Zusammenarbeit auf die neuen Bedingungen in der Corona-Situation nicht ausreichend angepasst. Wie viele andere Fähigkeiten muss auch die Zusammenarbeit, insbesondere unter den neuen Bedingungen in der virtuellen Welt, gepflegt und entwickelt werden. Dafür sind Prozesse, Kommunikationswege und Werkzeuge sowie die Sicherheit der Dokumentation exakt zu definieren und zu etablieren.

Oft wurde versucht die Art und Weise der persönlichen Gespräche auf die virtuellen Räume zu übertragen. Das kostet jedoch Zeit und ist nicht effizient. Auch Menschen, die nicht zu dem Thema beitragen, werden zu Meetings eingeladen, damit sie sich nicht ausgeschlossen fühlen. Somit fällt jedoch die Produktivität und der Stressfaktor steigt. Das ist nicht nötig. Denn die modernen Kommunikationsmedien bieten uns viele verschiedene und sehr gute Möglichkeiten zum virtuellen Austausch und zur Zusammenarbeit.

Kommunikationsprozesse sollten entsprechend der Art der virtuellen Begegnung, wie informelle Gespräche, formelle Kommunikation aller Art sowie formelle Meetings z.B. zur Informationsweitergabe/-gewinnung, Zusammenarbeitsmeetings und Entscheidungsmeetings, definiert und etabliert werden.

Lesen Sie mehr dazu meinen Artikel vom 24.2.2021 unter dem Link:

https://www.wirtschaftspsychologie-aktuell.de/magazin/effizient-kommunizieren-in-virtuellen-meetings/159/

Link zu dem Newsletter von 25.2.2021:

https://t4960914e.emailsys1a.net/mailing/172/3740307/3977315/26627/08ec5306b9/index.html

 

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Autorin:

Dr. Eugenia Schmitt MBR

www.systemische-beratung-schmitt.de

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