Interview: Online Meetings – was ist wichtig, um sie effizient zu gestalten?

Interview: Online Meetings – was ist wichtig, um sie effizient zu gestalten?

Wie können Sie Online-Meetings effizient und produktiv gestalten?

In diesem Kurzinterview mit Dr. Eugenia Schmitt von Heide Sachter erfahren Sie mehr von der Autorin zu der Neuerscheinung: Virtuelle Meetings leiten (Edition managerSeminare, Leadership Professional, ab September 2020 erhältlich)

H: In deiner neusten Veröffentlichung behauptest du, dass ein virtuelles Meeting genauso produktiv sein kann, wie ein Präsenzmeeting in derselben Zeit …oder sogar produktiver! Wie kann das gewährleistet werden?

E: Ja, die Effizienz eines Meetings hängt nicht nur von dem Medium ab, sondern von der Gestaltung des Prozesses für die Art des Meetings und von der Wahl der richtigen Teilnehmer.

H: Wenn ich mich jedoch umhöre, wie die Teilnehmer mit den Meetings zufrieden sind, erhalte ich unterschiedlichstes Feedback. Einige sind recht zufrieden und Andere schütteln verneinend den Kopf, verdrehen die Augen oder antworten, dass diese Online-Meetings eine reine Zeitverschwendung sind.

E: Ja, richtig. Das bestätigt auch eine Studie* der Hochschule Augsburg in der 534 Fach- und Führungskräfte der gesamten beruflichen Altersstruktur befragt wurden.

  • 66% der Befragten gaben an, dass sie sich effizientere Meetings wünschen
  • 35% möchten kürzere Meetings haben
  • 20% generell wenigere Meetings.
  • Lediglich 17% der Menschen wünschen sich keine Verbesserungen.

 

Besprechungen nehmen einen enormen Anteil an Zeit und Ressourcen der Organisation ein, deswegen ist es wichtig, sich mit professioneller Moderation zu beschäftigen. Deutsche Büroangestellte verbringen durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, die mehrheitlich als ineffektiv empfunden werden. 55 Prozent der Befragten gaben an, dass die Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen.

H: Die Zahlen sind nicht optimal. Welche Ideen hast du, um virtuelle Meetings effizient zu gestalten?

E: Zum einen ist es wichtig, die Videokonferenz-Technik richtig anzuwenden, die richtigen Tools zu wählen, die das geplante Vorgehen optimal unterstützen und zum anderen sind es ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten des Moderators bzw. der Führungskraft und auch den Teilnehmern.

H: Welche Herausforderungen siehst Du in der virtuellen Kommunikation?

E: Die größte Schwierigkeit scheint mir zu sein, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer über längere Zeit im virtuellen Raum zu halten und richtig zuzuhören.

H: Wieso gerade die Aufmerksamkeit?

E: Nun, es gibt ja das Problem, dass wir uns im virtuellen Raum nicht ganz sehen können, wenn überhaupt. Die Wahrnehmung beschränkt sich somit teilweise nur auf briefmarkengroße Videobilder oder gar nur die Stimme, Ton und Sprachtempo. Dann haben wir hier die Social Media wie Instagram, aber auch Online-Shopping Möglichkeiten und Whatsapp, die oft zur Ablenkung führen. Wesentlich tragen jedoch zur guten Aufmerksamkeit weitere Faktoren bei, die in meinem Buch beschrieben werden, wie zum Beispiel

  • Die Art der Besprechung (Informationsweitergabe/ Entscheidungsfindung/Lösungssuche/Ursachensuche/Kick-Off …),
  • die Wahl der relevanten Teilnehmer für das zu besprechende Thema,
  • klarer Zweck der Besprechung,
  • straffe und passende Agenda,
  • Moderations-Fähigkeiten für interaktives Arbeiten.

 

H: Was hat dich bewegt und angetrieben dieses Buch zu publizieren?

E: Ich habe mich entschieden das Buch zu schreiben, weil ich seit 2008 mit virtuellem Arbeiten unterwegs bin. Ich habe an der Hochschule für angewandtes Management in Ismaning bei München mit dem Blended Learning angefangen. Die Verbindung der Online-Lehre inklusive der virtuellen und der Präsenztrainings gefällt mir sehr gut und wir alle sehen sehr gute Effekte dieser Arbeit als auch gute, feste Lernerfolge. Zusätzlich habe ich einige Coaching-Kunden im Ausland, insbesondere in der Slowakei und Tschechien, mit denen ich via Skype- oder Telefon schon seit über 12 Jahren Coachings durchführe und auch Besprechungen moderiere.

Nun hat die Corona-Pandemie die Unternehmen gezwungen, die Arbeit auf Online-Formate zu verlegen und hierfür wollte ich meine Erfahrung und Expertise den Menschen in Unternehmen zur Verfügung stellen.

H: Für wen ist das Buch geeignet?

E: Das Buch “Virtuelle Meetings leiten” ist Fachbuch aus der Reihe Leadership Professional für Führungskräfte, Projektleiter und auch für Fachexperten, Coaches und Berater.

H: Welche Probleme der Zielgruppe werden behandelt?

E: Die Probleme haben sich innerhalb der letzten Monate etwas verschoben. Wenn es zu Anfang mehr technische Herausforderungen waren, tritt aktuell mehr die Interaktion, die Kommunikation und die Gruppendynamik im virtuellen Raum in den Vordergrund. Hier bedarf es an guten Kommunikationsfähigkeiten von beiden Seiten: Dem Moderator/der Führungskraft als auch den Teilnehmern, um auch die Feinheiten des Gesagten korrekt zu interpretieren und adäquat zu interagieren.

H: Was möchtest Du Deinen Lesern zum Schluss mitgeben?

E: Moderation von virtuellen Meetings ist keine Zukunftsmusik mehr. Sie ist aktuell. Sie findet jetzt statt. Sie zu erlernen gelingt aber nicht auf Knopfdruck. Es verlangt Übung, Geduld und Reflexion. Anfangen und Schritt für Schritt neue Methoden auszuprobieren ist der langfristige Schlüssel zum Erfolg. Wie Mark Twain sagte: „Kontinuierliche Verbesserung ist besser als verzögerte Perfektion“. Nutzen Sie die Möglichkeiten jetzt, Ihre Kompetenzen eines virtuellen Moderators auszubauen. Das Unternehmen und die Teilnehmer werden es Ihnen danken.

H: Danke für das Gespräch. Ich bin gespannt auf 330 Seiten Input und wünsche Dir viel Erfolg!

E: Gerne. Vielen Dank!

 

Das Buch kann bereits jetzt vorbestellt werden:

https://www.managerseminare.de/Verlagsprogramm/Virtuelle-Meetings-leiten,278446

Der Verlag managerSeminare spricht vornehmlich die Zielgruppe für dieses Buch an und hat es begrüßt, dieses Buch recht zeitnah zu verlegen. Laut Umfragen landete das Interesse für dieses Buch auf dem Platz 1.

 

*(https://www.hs-augsburg.de/homes/eregnet/Veroeffentlichungen/Best Agers 2018 Ergebnisbericht.pdf)

 

Dr. Eugenia Schmitt MBR

Systemisches Business Coaching & Consulting

www.systemische-beratung-schmitt.de

Entscheidungs-, Kommunikations- und Risikokompetenz

Dozentin an der Hochschule für angewandtes Management und der Hochschule Fresenius

  • Business Kommunikation
  • Entscheidungs- und Risikokompetenz
  • Digital Mindset
  • Embodied Communication

 

Heide Sachter 

Business Coaching und Change Management (M.A.)

www.sachter.com

Online Coaching rund um Beruf & Karriere mit den Schwerpunkten

  • Orientierung, Potenzialanalyse, Entwicklung
  • DISC Assessment
  • Stressmanagement und Resilienztraining
  • Embodied Communication

 

Kooperation:

Was uns verbindet?

Die Ausbildung zur Embodied Communication Trainerin bei Dr. Maja Storch im Institut für Selbstmanagement und Motivation Zürich

Wo wir uns ergänzen?

  • Eugenia hat viel Spaß an quantitativen Methoden und liebt ergebnisorientiert Zahlen, Daten und Fakten zu analysieren. Sie legt Wert auf ihre korrekte Bearbeitung und Interpretation. Sie bringt Expertise aus der Finanzbranche mit.
  • Heides Passion sind kreative zukunftsweisende Lösungen und sie bringt Erfahrungen und auch Esprit aus der Modebranche ein.

Was wir anbieten?

Wir arbeiten mit Ihnen an nachhaltigen Lösungen.

  • Wie kann das “Neue Arbeiten” und effiziente Kommunikation in Präsenz und in virtuellen Räumen unter Einbeziehung von Embodiment gelingen?
  • Wie können Sie Prozesse neugestalten und klug entscheiden um zukunftsfähig zu sein?
  • Welches Mindset lässt Sie die aktuellen Herausforderungen meistern?

 

Sie dürfen sich auf weitere Artikel mit diesen Themen freuen.

 

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