In vier Schritten zu kreativen Online-Meetings (Teil 2)

In vier Schritten zu kreativen Online-Meetings (Teil 2)

„Kreativität bedeutet aus zwanghaften Regeln auszubrechen, sich von seiner Phantasie dirigieren zu lassen, um erstaunliche Symphonien zu erzielen.“ (Hedwig M. Saffa)

 

In Teil 1 wurden die Schritte ‘Die richtigen Teilnehmer einladen’ und ‘Synchrones und asynchrones Arbeiten ansetzen’ dargestellt.

 

TEIL 2

  1. Moderation- Gesamtthema aufteilen und separate Meetings planen

Um einen erfolgreichen kreativen Prozess aufzusetzen ist es zuerst notwendig, dass der Moderator/die Moderatorin das Thema, den Zweck und das erwünschte Ergebnis genau definiert. Das „Warum“ hinter den Ergebnissen ist wichtig klarzustellen, also warum die Erreichung des Ergebnisses bedeutend ist. Das motiviert die Teilnehmer an den Problemstellungen aktiv mitzuarbeiten und gibt der Arbeit einen Sinn.

Dann soll der Moderator/die Moderatorin festlegen, mit welchen Methoden das Ergebnis erreicht werden soll, z.B. über Brainwriting oder Mindmapping.

Oft kann es sinnvoll sein die gegebene Problemstellung zu unterteilen und zu den jeweiligen Meilensteinen ein separates Meeting ansetzen. Zwischen den Meetings sollte asynchrones Arbeiten stattfinden, damit nicht nur die Meetingszeit verkürzt wird, sondern auch die Effizienz erhöht wird.

Mehrere separate Meetings haben auch dann einen Sinn, wenn das Thema nicht in Unterthemen aufgeteilt wird oder auch wenn kein asynchrones Arbeiten erwünscht oder notwendig ist. Ideen reifen nämlich über die Zeit. Daher ist es sinnvoll im ersten  Meeting den Themenbereich genau zu bestimmen und die ersten Ideen zu sammeln. Diese sollten eine Zeitlang “ruhen” und in einigen Tagen in einem erneuten Meeting aufgegriffen werden. Auch hier empfiehlt es sich auf digitale Werkzeuge zurückzugreifen, die automatisch die Veränderungen speichern. Somit wird gleichzeitig die Dokumentation der Ergebnisse gesichert.

  1. Bearbeitungszeit und Pausen sinnvoll gestalten

Kreative Prozesse brauchen Zeit. Oft wird gesagt, dass in virtuellen Meetings die Aufmerksamkeitsspanne kürzer ist als in persönlichen Treffen. Das kann jedoch nicht so pauschal gesagt werden. Auch virtuell, wenn das Meeting sinnvoll geplant ist, können Menschen über längere Zeiträume sehr produktiv arbeiten. Damit dies umgesetzt wird, sind Pausen notwendig. Pausen, in denen jeder etwas selbst machen kann und auch Pausen, in denen die Teilnehmer Möglichkeiten haben, sich ungestört auszutauschen. Es sollte zusätzlich möglich sein, die Breakout Räume zu nutzen, wenn sich zwei-drei Personen ungestört in der Pause unterhalten möchten – ähnlich, als wenn sie sich in der Präsenzveranstaltung in die Ecke stellen. Pausen einzuplanen ist in solchen Veranstaltungen nicht einfach. Denn gerade in kreativen Prozessen sollte keine Unterbrechung stattfinden, wenn die Menschen im “Flow” sind. Hier sind Kompetenzen in der Kommunikation  und Prozesssteuerung des Moderators gefragt, da er/sie in solchen Situationen flexibel reagieren sollte und jede Zeitverzögerung oder Änderung verständlich und klar kommunizieren sollte. Wichtig ist dabei die Frage zu beantworten, was passieren sollte, wenn die Zeit abgelaufen ist.

Es kann sinnvoll sein, die Teilnehmer in die Zeitplanung mit einzubeziehen, zum Beispiel in der Phase, wenn die Agenda im Voraus verschickt wird. Sie kann die Teilnehmer bitten, die vorgesehene Zeitplanung zu sichten und zu kommentieren.

FAZIT: Kreative Prozesse brauchen Zeit. Die digitale Kommunikation bietet viele Möglichkeiten, die effiziente Ideenentwicklung, -Zusammenführung und Besprechung ermöglichen. Es geht hier darum, die richtigen Werkzeuge und Kommunikationsrichtlinien im Vorab zu definieren. Jedem Teilnehmer soll nicht nur der Sinn und Zweck der Besprechung klar sein, sondern auch wie das Ergebnis erreicht werden soll. Dazwischen ist der Raum für kreative Ideenfindung. Großer Vorteil digitaler Kommunikation ist, dass sowohl synchron als auch asynchron gearbeitet werden kann und die erarbeiteten Ergebnisse jederzeit von jedem Teilnehmer einsehbar und bearbeitbar sind. Durch die automatische Speicherung ist auch die durchgehende Dokumentation des Prozesses gewährleistet.

Es gibt zusätzlich einige gute Moderationstechniken, wie zum Beispiel virtuelles Brainstorming oder Brainwriting, mit den sich kreative Prozesse effizient gestalten lassen.

Mehr über das Leiten von virtuellen Meetings erfahren Sie in dem Buch “Virtuelle Meetings leiten” von Dr. Eugenia Schmitt MBR, das im Verlag managerseminare im September 2020 herausgegeben wird. https://www.managerseminare.de/Verlagsprogramm/Virtuelle-Meetings-leiten,278446

Gerne berate ich Sie in Kooperation mit meiner Kollegin Heide Sachter/Coach (M.A.) in Ihren individuellen Anliegen.

Wir arbeiten mit Ihnen an nachhaltigen Lösungen zu den Themen wie

  • Wie kann das “Neue Arbeiten” und effiziente Kommunikation in Präsenz und in virtuellen Räumen unter Einbeziehung von Embodiment gelingen?
  • Wie können Sie Prozesse neu gestalten und klug entscheiden, um zukunftsfähig zu sein?
  • Welches Mindset lässt Sie die aktuellen Herausforderungen meistern?

 

Autorin: 

Dr. Eugenia Schmitt MBR  

Co-Autorin:

Heide Sachter

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