In vier Schritten zu kreativen Online-Meetings (TEIL 1)

In vier Schritten zu kreativen Online-Meetings (TEIL 1)

“Kreativität heißt aus dem Chaos Ordnung schaffen.”    (Georg Stefan Troller)

In den meisten Unternehmen wird die virtuelle Zusammenarbeit auch nach der Corona-Pandemie ein fester und bedeutender Bestandteil der Arbeit sein und somit auch virtuelle Meetings. Es ist erstaunlich, wie viele Organisationen es für selbstverständlich halten, dass die Mitarbeiter instinktiv wissen, wie man online zusammenarbeitet.

Es gibt verschiedene Anlässe, sich in einem Meeting zu treffen, wie zum Beispiel Informationsweitergabe, Entscheidungsfindung, Lösungs- oder Ideenfindung. In den letzteren sind kreative Prozesse notwendig. Bevor jedoch ein virtuelles Meeting für kreative Prozesse eingeleitet wird, ist die Frage zu beantworten, ob dieses Format für die gegebene Problemstellung sinnvoll ist oder ob es effizientere Alternativen dafür gibt.

Nun, angenommen, es ist das richtige Format. Was ist zu beachten, dass in einem virtuellen Rahmen, die Menschen ihre Kreativität entfalten können und Neues entstehen lassen?

Insbesondere folgende vier Schritte helfen dabei, effizient kreative Prozesse im virtuellen Rahmen zu gestalten:

  1. Die richtigen Teilnehmer einladen.

In mehreren Köpfen entstehen mehrere Ideen, oder? Nicht unbedingt. Treffen sich  im virtuellen Raum mehr als 10 Personen, wird es mit Kommunikation und Zusammenarbeit schwierig, unter anderem deswegen, weil es durch die technischen Gegebenheiten zu Verzögerungen kommen kann, Menschen oft mit der Mute-Funktion nicht umgehen können oder sie sogar missbrauchen und dabei die Visibilität durch die kleinen Kamerabilder gering ist.  Aber auch die Redezeit pro Person ist hier zu bedenken. Sind z.B. 15 Teilnehmer anwesend, allein für eine Sprechzeit 2 min pro Person wird eine halbe Stunde notwendig.  Die Einführung, Themenbesprechung, Ideenentwicklung in Gruppenarbeit sind noch hinzuzurechnen. Schnell kommt es dazu, dass Meetings mit vielen Teilnehmern über mehrere Stunden dauern und ihre Effizienz gering ist.

Auch die Idee, dass nur diejenigen eingeladen werden sollen, die etwas beitragen können, zieht in diesem Fall nicht. Es können ja doch recht viele solche Menschen sein. Viel wichtiger ist jedoch, dass die Menschen, die sich in einem Meeting treffen um Neues zu entwickeln, an dem Thema brennendes Interesse, entsprechendes Knowhow und Entscheidungskompetenz haben. Betrifft sie das Thema nur am Rande, sollen sie im Vorfeld des Meetings kontaktiert werden, aktive Teilnahme ist jedoch nicht nötig.

  1. Synchrones und asynchrones Arbeiten ansetzen

Wie im letzten Punkt angesprochen, zu einem Thema können und sollen auch Menschen beisteuern, die nur indirekt damit zu tun haben. Um auf den Input dieser Personen nicht verzichten zu müssen, ist asynchrones Arbeiten sinnvoll. Die Wahl passender Kollaborationswerkzeuge spielt hierbei eine bedeutende Rolle. Einerseits ist es die Wahl der Meeting-Plattform, andererseits sind Applikationen zu wählen, auf den Ideenentwicklung passend zum Thema digital möglich ist, wie z.B. Whiteboard oder Google Jam App oder Mindmapping Anwendungen.

Hierzu kann der Moderator z.B. eine App von google drive nutzen oder ein Brainstorming Tool wie z.B. mindmup (https://www.mindmup.com/). Damit können viele Menschen gleichzeitig und auch zeitunabhängig an einem Thema arbeiten und so können Ideen auch über eine gewisse Zeit hinweg entstehen und entwickelt werden. Es ist nachgewiesen, dass Ideenentwicklung besser ist, wenn erstmal jeder Teilnehmer für sich konzentriert über das Thema nachdenkt und seine Gedanken aufschreibt. In der nächsten Stufe bauen die Teilnehmer auf den bereits vorhandenen Ideen auf, greifen sie auf oder verändern sie.

Dieses Vorgehen ist generell im Vorfeld des virtuellen Meetings zu empfehlen, weil Weiterentwicklung/Anmerkungen/Korrekturen und Informationen zu sammeln evolvierende Prozesse sind und mit der Zeit wachsen können. Ein Treffen hat dann einen Sinn, wenn bereits eine Menge an Ideen vorhanden ist und diese besprochen und weiterentwickelt werden sollte.

 

Am Donnerstag geht es mit den Schritten 3 und 4 weiter. Sie dürfen Details zur Moderation und Prozesssteuerung erwarten.

Mehr über das Leiten von virtuellen Meetings erfahren Sie in dem Buch “Virtuelle Meetings leiten” von Dr. Eugenia Schmitt MBR, das im Verlag managerseminare im September 2020 herausgegeben wird.

Gerne berate ich Sie in Kooperation mit meiner Kollegin Heide Sachter/Coach (M.A.) in Ihren individuellen Anliegen. 

Wir arbeiten mit Ihnen an nachhaltigen Lösungen zu den Themen wie

  • Wie kann das “Neue Arbeiten” und effiziente Kommunikation in Präsenz und in virtuellen Räumen unter Einbeziehung von Embodiment gelingen?
  • Wie können Sie Prozesse neu gestalten und klug entscheiden, um zukunftsfähig zu sein?
  • Welches Mindset lässt Sie die aktuellen Herausforderungen meistern?

 

Autorin: 

Dr. Eugenia Schmitt MBR  

Co-Autorin:

Heide Sachter

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