Erfolgsfaktoren der virtuellen Moderation

Erfolgsfaktoren der virtuellen Moderation

Virtuelle Moderation gehört heute zu den bedeutendsten Kompetenzen jeder Führungskraft und jedes Projektleiters, denn Online-Meetings haben viele Vorteile. Sie sind keine Zukunftsmusik mehr, sie sind aktuell.

In der Moderation von virtuellen Besprechungen spielen viele unterschiedliche Variablen eine Rolle, wie zum Beispiel Verbundenheit der Teilnehmer, Stärke der Vertrauensbasis, Konfliktpotenzial, Mischung von Kulturen, Motivation für die Mitarbeit an dem Thema, Engagement für die Zielerreichung, Zeitdruck, Notwendigkeit von kreativen Lösungen und innovativen Ideen, aber auch das Mindset und Vertrautheit der Teilnehmer im Umgang mit der Technologie.

Der Moderator soll sich diesen Faktoren bewusst sein und mit ihnen professionell umgehen können. Dann können die Online-Meetings erfolgreich durchgeführt werden und sogar effizienter sein, als Besprechungen im persönlichen Kontakt.

Neben der Wahl der passenden technischen Ausstattung und des geeigneten Videokonferenzsystems, die nicht unwesentlich zum guten Online-Meeting beitragen, sind es insbesondere fünf wichtige Faktoren, die den Erfolg der virtuellen Besprechung beeinflussen:

  1. Planung und Agenda
  2. Rollenklarheit
  3. Gutes Arbeitsklima
  4. Interaktion der Teilnehmer
  5. Steuerung der Diskussion

Der Erfolg jeder Online-Besprechung steht und fällt mit der Planung. Es soll jedem Teilnehmer klar sein, was ist der Zweck des Treffens, welche Ziele werden verfolgt und was soll am Ende des virtuellen Meetings als Ergebnis feststehen. Professionell aufgestellte Agenda gibt Stütze für die Steuerung des Prozesses.

Der Moderator ist nicht für die Themenausgestaltung allein verantwortlich. Vielmehr sollten die relevanten Mitarbeiter rechtzeitig mit einbezogen werden und Informationsbereitstellung und Informationsweitergabe für ihre Kompetenzbereiche übernehmen. Zudem ist Rollenklarheit  im virtuellen Meeting bedeutender als in Präsenz – die Übernahme verschiedener Rollen, wie zum Beispiel technische Unterstützung, Präsentationsassistenz, Unterstützung beim Chatverlauf halten nicht nur die Teilnehmer aufmerksam, sie entlasten den Moderator, sodass er sich auf die Prozesssteuerung konzentrieren kann.

Gutes Arbeitsklima sollte schon beim Eintritt in die virtuelle Besprechung geschaffen werden – eine Begrüßung ist nicht nur eine Höflichkeitsfloskel, es ist eine Wertschätzung und bedeutet, dass der Teilnehmer willkommen ist. Sorgt der Moderator für informelle Gespräche mit angemessener Zeitstrukturierung und passenden Methoden, steht einer produktiven und guten Zusammenarbeit nichts im Wege.

Die größte Herausforderung bei den virtuellen Meetings ist, die Teilnehmer zu begeistern und zum Mitarbeiten zu motivieren. Die Ablenkung ist nämlich nur einen Mausklick entfernt. Was in virtuellen Meetings gebraucht wird, ist Zusammenarbeit. Nicht nur passende Kollaborationswerkzeuge können sie fördern, sondern auch Verwendung von Geschichten, gekonnte visuelle Darstellungen sowie nutzen des Bildschirms.

Kommunikation im virtuellen Raum bringt einige Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel den Umgang mit der technisch bedingten Zeitverzögerung, mit der Stille, dem gleichzeitigen Reden von mehreren Teilnehmern, den kaum zu überschaubaren Verlauf des Chats bei regen Diskussionen. Dies alles verlangt geübtes handwerkliches Geschick und Kenntnis verschiedener Möglichkeiten zur Kanalisierung der Beiträge, die im virtuellen Raum zur Verfügung stehen.

Da in den virtuellen Meetings Menschen zusammenarbeiten, entsteht zwangsweise Gruppendynamik, die die Arbeitsprozesse an sich und auch die Entscheidungsfindung wesentlich beeinflussen kann. Ist sich der Moderator den Gruppenphänomenen wie zum Beispiel der Passivität, dem Gruppenzwang oder der Dominanz einiger Teilnehmer, sowie den Gefahren der verzerrten Wahrnehmung bewusst, kann er im Vorfeld die Aktivitäten und Tagesordnungspunkte so planen, dass die Effizienz der Zusammenarbeit gewährleistet werden kann.

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