Entscheidungsmeeting – wie funktioniert effizientes Entscheiden in Gruppen?

Entscheidungsmeeting – wie funktioniert effizientes Entscheiden in Gruppen?

„A decision has not been made until people know:

  • the name of the person accountable for carrying it out;
  • the deadline;
  • the names of the people who will be affected by the decision and therefore have to know about, understand, and approve it – or at least not be strongly opposed to it– and
  • the names of the people who have to be informed of the decision even if they are not directly affected by it.“

(Peter F. Drucker, Introduction to the The Effective Executive)

 

Wissenschaft lieferte in den letzten Jahren viele Erkenntnisse, wie Individuen ihre Entscheidungsfähigkeit verbessern können. Wer sollte jedoch Entscheidungen in Gruppen treffen? Einzelne Person oder die Gruppe selbst? Manche Entscheidungen können nur vom Vorstand oder einem anderen Leitungsgremium getroffen werden. Entscheidungen führen zu Taten. Damit auch die Ausführung gelingt, ist es wichtig zu wissen, wer für die Entscheidung und wer für die Umsetzung zuständig und verantwortlich ist.

Meetings stellen ein typisches Format für Gruppenentscheidungen. Es wurden viele Checklisten über die Priorisierung und Prozesse aufgestellt. Passen sie aber wirklich und überall? In einer guten Moderation wird ein klarer Prozess der Entscheidungsfindung festgelegt und die Teilnehmer zur Zusammenarbeit und Engagement angespornt. Es ist auch wichtig zu beachten, welcher Prozess für welche Art der Entscheidung geeignet ist. Das o.g. Zitat von Peter Drucker trifft sehr gut auf die Entscheidungsmeetings – es fordert das Tun. Oft genug bleibt dies jedoch aus…

Kennt ihr Dilbert? – ein Comics  (https://dilbert.com/search_results?terms=Meeting+To+Decide) über ein Büroalltag eines IT Unternehmens. Eines davon handelt über Entscheidungsmeeting:

Der Pointyhead-boss fragt seinen Assistenten, ein Meeting einzuberufen, um

“to decide how we’ll decide on new technologies.”

Sein Assistant antwortet:

“Do you also need a meeting

to decide how you will put together a meeting

to decide how to decide things?”

…es muss nicht so laufen…

Damit Entscheidungen in einer Gruppe effizient getroffen werden können und die Realisierung gelingt, ist es sinnvoll, wenn im Vorab Rollen und Verantwortlichkeiten für die zu treffenden Entscheidungen geklärt und festgelegt werden. Es durchbricht die übliche Unklarheit darüber, wer für was verantwortlich ist und ermöglicht gleichzeitig nicht nur einen neuen Blick auf anstehende Entscheidungen, sondern legt auch eine neue Sprache fest, um sie zu diskutieren.

 

Folgende fünf Rollen haben sich in der Praxis empfehlenswert erwiesen:

  • Moderator – hält den Prozess am Laufen, bindet die Teilnehmer ein, gestaltet die Diskussion produktiv, sorgt dafür, dass der Entscheider und die angebotenen Alternativen eine entsprechende Gewichtung erhalten;
  • Fachexperte sorgt für die Recherche relevanter Informationen, bietet auch eigene (auf der Erfahrung basierte) Meinung und muss konsultiert werden, skizziert realistische Alternativen;
  • Zustimmer gibt sein Einverständnis, bevor es im Prozess weitergeht. (z. B. trägt er/sie Verantwortung für Regulierung/Compliance usw.) Ist diese Person nicht einverstanden, muss eine neue Alternative besprochen werden oder wird die Entscheidung auf die nächsthöhere Hierarchiestufe weitergereicht.
  • Entscheidungsträger – oft als „the D“ genannt, trifft die endgültige Entscheidung (insbesondere wenn der Entscheidungsprozess der Autoritätsentscheidung (oder Beratung) genutzt wird – s.u.). Das bedeutet jedoch nicht, dass diese Person alles allein durchdenken muss oder dass sie die Einzige mit einer gültigen Meinung ist.
  • Protokollführer macht Notizen, dokumentiert die endgültige Entscheidung und die nächsten Schritte.

Im weiteren Entscheidungsprozess sollten zudem Personen bestimmt werden, die die Entscheidung ausführen – schnell und effizient. Das ist die Schlüsselrolle für einen reibungslosen Übergang von Entscheidung zur Ausführung.

 

Oft wird auch über die Anzahl der Teilnehmer an einem Entscheidungsmeeting geschrieben. Wie groß ist die optimale Teilnehmergröße? …sind es minimal 2 oder doch maximal 7 oder gar 15 Teilnehmer? Eines ist klar: egal ob im virtuellen Meeting oder in Präsenz-Meeting, je mehrere Menschen an einer Entscheidung beteiligt sind, desto mehr Energie und Organisationsarbeit ist notwendig. Aber: Es kann nicht gefolgert werden, dass jede Entscheidungsfindung optimal getroffen wird, wenn sie von unter 7 Beteiligten entschieden werden. Manche Situationen verlangen nach mehreren Stimmen. Somit sollte bei der Wahl der Teilnehmer als auch ihrer Anzahl der Kontext in Betracht gezogen werden.

 

Welche Entscheidungswege sind möglich? Unternehmenskultur und -Mindset spielen bei der Wahl des Vorgehens eine bedeutende Rolle. Die Frage, die sich Moderator stellen sollte ist, gemäß welchen Prozesses, sollte entschieden werden. Dabei ist der Kontext und die Zeitplanung zu berücksichtigen.

  • Autoritätsentscheidung (oder Beratung)h. Person, mit der hierarchischen Entscheidungskompetenz trifft allein die Entscheidung. Die Gruppe liefert Informationen und Analysen.
  • Konsensentscheidung ist, wenn alle Teilnehmer der Entscheidung zustimmen.
  • Kompromiss wird auf Basis von Angebot und Gegenangebot oder Zusammenlegen von mehreren Angeboten erzielt, bis alle Parteien mit der Lösung einverstanden sind.
  • Demokratische Entscheidung ist die Mehrheitsentscheidung der Gruppe. Das Ergebnis mit den meisten Stimmen wird angenommen. Es kann eine Prozentuale Schranke vorgegeben werden, wie viele Stimmen für eine Zustimmung notwendig sind. Hier wird es somit immer Teilnehmer geben, die nicht mit dem Ergebnis einverstanden sind oder das Ergebnis für sie unerwünscht ist, dennoch die Entscheidung akzeptieren werden/müssen.
  • Einstimmige Entscheidung ist, wenn in dem demokratischen Entscheidungsprozess Zustimmung von jedem einzelnen Teilnehmer erwünscht wird. Das ist in der Regel schwer zu erreichen.
  • Möglichkeit keine Entscheidung zu treffen. Manchmal gibt es Situationen, in den die Entscheidung in die Zukunft verschoben werden muss, oder es zumindest so sinnvoll erscheint. Meistens ist es dann, wenn nicht genügend oder nicht genug genaue Informationen vorliegen, die Zeit zu knapp wird oder eine Person mit der notwendigen fachlichen Expertise fehlt. In der Zwischenzeit werden weitere Informationen gesammelt.

Es kann sinnvoll sein, die Entscheidungsformen zu kombinieren. Zum Beispiel kann in der ersten Stufe versucht werden einen Konsens zu erreichen. Und wenn das nach gewisser Zeit nicht möglich ist, wird zum demokratischen Entscheiden übergegangen.

 

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Autorin:

Dr. Eugenia Schmitt MBR

www.systemische-beratung-schmitt.de

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