In virtuellen Meetings wird, wie auch in den Präsenzmeetings diskutiert, präsentiert, informiert, Gedanken und Ideen werden ausgetauscht.
Zusammenarbeit in virtuellen Räumen stellt außergewöhnliche Anforderungen an die Kommunikationsfähigkeit der Moderatoren und der Teilnehmer. Viele Unternehmen haben, teilweise mehrere, gute virtuelle Kommunikationswerkzeuge im Einsatz. Das allein reicht jedoch nicht aus, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten – auch wenn all diese Tools verfügbar sind, bleibt die Frage offen, wie spricht man am besten mit den Teilnehmern?
Es ist zwar unabdingbar Arbeits- und Kommunikationsprozesse zu etablieren, die Beteiligten müssen jedoch wissen, wie sie einerseits die virtuellen Werkzeuge effektiv einsetzen sollen und welche Kommunikationsfähigkeiten zu gutem Verständnis beitragen.
Folgende Faktoren tragen zur Verbesserung der virtuellen Meetings bei:
- Explizite Botschaften senden
In virtuellen Meetings werden Informationen weitergegeben und Absprachen getroffen. Klare Aussprache der Anweisungen und Absichten ist somit notwendig. Manche Menschen kommunizieren jedoch indirekt – der Gesprächspartner soll den Kern des Gemeinten „zwischen den Zeilen“ herauslesen, oft wird hierbei das Konjunktiv verwendet, was die Sache relativiert und somit leicht missverstanden werden kann. Im virtuellen Raum, in dem die körpersprachliche Signale eingeschränkt sind und wir somit auf einen bedeutenden Teil der Kommunikation und somit Interpretation des Gesagten verzichten müssen, ist eine solche Art zu kommunizieren irreführend. Logik der Argumentation und passende Wortwahl tragen sehr gut zur Klarheit der Aussage bei. Z.B. sollte eine Bitte oder Aufforderung explizit als solche formuliert werden. „Bitte ziehe die Daten von … aus der Datenbank ins Excel herunter.“
Klare „deadlines“ und Erwartungen sollten explizit und direkt formuliert werden: „Wir brauchen die Auswertung bis zum 25. Juli. Bitte gibt mir den Report am Tag vorher zur Ansicht.“
- Tonfall, Stimme, Sprachtempo, Betonung der Worte
Jedes gesprochene Wort hat einen verbalen als auch nonverbalen Inhalt. Der nonverbale ist schwieriger zu kontrollieren, und folglich ist er authentischer. Selbst wenn jemand eine unbekannte Sprache spricht, kann durch Zuhören oft festgestellt werden, wie er sich fühlt. In virtuellen Räumen kommt der größte Teil der Kommunikation von der Stimme der Menschen. Je nach dem wie sie ist, quietschig, tief, hoch, streng wird der Mensch erstmal wahrgenommen, es werden Schlüsse auf die Persönlichkeit gemacht, d.h. ob der Gesprächspartner extrovertiert oder introvertiert ist, freundlich, schüchtern, hysterisch, kompetent usw. Die Stimme kann und sollte trainiert werden, um das Wunschbild zu erreichen.
Stimme überträgt neben den Informationen auch Stimmungen und Gefühle, bewirkt die Kongruenz oder Inkongruenz zwischen dem Gesagten und Gemeinten. Oft entscheidet sie darüber, ob und was bei dem Gesprächspartner ankommt. Ist das, was jemand sagte, dasselbe was er meint?
Das Sprachtempo wird als ein Indiz auf den Gemütszustand interpretiert. Spricht jemand langsam, deutet es auf einen Mangel an Interesse hin, spricht er zu schnell wirkt es nervös oder als ob etwas zu verbergen wäre. Das Sprachtempo sollte zum Kontext passend sein. Tonfall oder Stimmlage wirken motivierend, beruhigend, herausfordernd, belehrend.
- Richtig zuhören
Damit ein Verständnis über ein Sachverhalt entstehen kann, ist genaues Zuhören notwendig. Es ist wichtig den Kern der Aussage korrekt zu erfassen und zu verstehen. Oft wird aktives Zuhören als die ultimative Methode hierfür genannt. Dieses ist jedoch nur für Situationen geeignet, bei denen ein emotionales Ereignis vorhanden ist. Der Zuhörer greift nicht nur den Sachverhalt auf, es geht hier vielmehr darum, die Gefühle des Gesprächspartners zu verstehen und zu verbalisieren. In den meisten Besprechungssituationen geht es jedoch um Klärung von Standpunkten, Prozessen, Sachverhalten. Hier liegt der Fokus auf dem Erfassen der Details über die Sachverhalte und hierfür ist ein umschreibendes Zuhören das richtige Mittel zum Zweck. Hierbei wiederholt der Gesprächspartner den Kern der Aussage in eigenen Worten und vergewissert sich, ob er es richtig verstanden hat. Dieser Prozess wird so lange wiederholt, bis beide Gesprächspartner dasselbe Verständnis haben.
- Stille einsetzen und interpretieren
Im virtuellen Raum hört sich Stille erstmal ungewöhnlich sein. Sie kann hier eine Funktion als Arbeitsmittel haben oder als natürlicher Teil des Prozesses sein.
Stille als Arbeitsmethode ist sehr wirksam, weil sie zur konzentrierten Arbeit eines jeden beisteuert und die Zusammenarbeit im Anschluss fördert. Zum Beispiel als stilles Lesen bewirkt sie, dass erstmal alle Beteiligten durch gemeinsames Lesen der Unterlagen auf denselben Standpunkt in kürzester Zeit gebracht werden, um sich dann konstruktiv auszutauschen. Ebenfalls ist Stille im Brainwriting Prozess, in dem neue Ideen generiert werden, ein wirksames Mittel, weil auch die introvertierten und langsameren Teilnehmer in aller Ruhe ihre Ideen aufschreiben können, sodass eine maximale Beteiligung an der Ideenfindung möglich sein wird.
Stille als Prozess kommt vor, wenn über ein Sachverhalt erstmal nachgedacht wird, dann gibt es Verzögerungen, bis die Teilnehmer die Mute Funktion bedienen, bis sie in das Umfragetool oder in den Chat was reinschreiben. Hier ist erstmal Geduld notwendig, um diesen Prozess nicht zu „zerreden“ und durch solche Unterbrechung womöglich vom eigentlichen Thema ablenken.
- Visuelle Kommunikation und „Überkommunizieren“
Wenn Probleme analysiert werden oder wichtige Fragestellungen durchdacht werden sollen, ist es ratsam länger darüber zu sprechen als nur bis zum Punkt, an dem man denkt, man hätte es verstanden. Hierbei hilft das gezielte Nachfragen und das umschreibende Zuhören. Das, was man verstanden hat erneut und final zusammenzufassen kann zur Reduktion von Fehlinterpretation beitragen.
Weiterhin ist es wichtig, die Sachverhalte nicht nur verbal zusammenzufassen, sondern auch die Grundgedanken aufzuschreiben oder graphisch darzustellen. Durch Visualisierung kann das Gesagte besser verstanden werden und Menschen können es sich besser merken. Insbesondere grafische Darstellungen, Mind-Maps oder Diagramme sind sehr gut geeignete Mittel, um Verständlichkeit und Akkuratheit der Informationen, Prozesse, Ideen zu unterstreichen.
- Struktur für Gespräch etablieren
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sprachkompetenz der Teilnehmer. Oft gibt es hervorragende Denker und Spezialisten, die sich jedoch so umständlich ausdrücken, dass ihre Aussagen kaum entschlüsselt werden können
- Über was wird gesprochen,
- Warum ist das relevant,
- Welche Schritte sind im Anschluss notwendig.
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